Bild: Philipp Katzenberger by unsplash
In Osterholz und auch in Bremervörde arbeiten immer mehr Arbeitnehmer im Homeoffice. Die Arbeit in den eigenen vier Wänden birgt aber auch Risiken und somit werden Dokumente oft auch außerhalb des Unternehmens gesichtet und bearbeitet. Viele Unternehmen setzen in Bezug auf Dokumente vermehrt auf das PDF-Format (Portable Document Format), da dieses Format für eine hohe Sicherheit steht und somit einen Unternehmensstandard darstellen kann. Unternehmen nutzen ein PDF, um digitale Dokumente sicher auszutauschen und nutzen den Vorteil, dass PDF-Dateien unabhängig vom Bearbeitungsprogramm zu sehen sind. Da viele kostenfreie PDF-Reader am Markt verfügbar sind, können Anwender die Dokumente originalgetreu betrachten. Ein weiterer Vorteil ist, dass fast alle Browser einen direkten Zugriff auf das PDF-Format anbieten.
Datenerfassung mit PDF-Formularen
Eine sehr komfortable Lösung stellt die Nutzung von interaktiven und somit dynamischen PDF-Dokumenten dar. Interaktive PDF-Formulare werden in der heutigen Zeit zur Datenerfassung innerhalb eines vorgegebenen PDF-Formulars genutzt. Der Vorteil liegt auf der Hand, da die Formulare nicht mehr per Hand ausgefüllt werden müssen und somit die ausgefüllten Dokumente per E-Mail an den Empfänger versendet werden. Möchte man interaktive PDF-Formulare selber erstellen, so sollte man im Internet einen Anbieter suchen, der sich auf diesen Bereich spezialisiert hat. Mit der richtigen Anwendung kann man selbständig das Layout bestimmen und erhält als Endprodukt ein Formular, welches mit einer sauberen Struktur Arbeitsvorgänge beschleunigen kann. Gute Anbieter werden auf eine hohe Usability achten, die das Ausfüllen der Dokumente zu einem Kinderspiel macht. Beinhaltet das erstellte Formular alle gewünschten Pflichtfelder, so erhält der Ersteller ein digitales PDF, welches nach einer Bearbeitung alle gewünschten Datensätze vorweisen kann.
Drei Tipps zur sicheren Arbeit mit PDF-Formularen
1. Der Trust Manager
Dokumente können im Unternehmensalltag ein Sicherheitsrisiko darstellen. Mitarbeiter sollten sensibilisiert werden, da fast jede Art von Datei mit Malware verseucht sein kann. PDF-Dokumente werden oft als sicher eingestuft, aber auch diese Dokumente können einen Schädling beinhalten. Um sich vor Würmern & Co. zu schützen, ist es ratsam, den Trust Manager im eingesetzten PDF-Reader zu nutzen. Dieser stellt sicher, dass aus dem PDF keine ungewünschten Programme aktiviert werden und nur im sicheren Lesemodus gearbeitet wird. Grundsätzlich ist die Belegschaft aber darauf hinzuweisen, PDF-Formulare nur aus sicheren und bekannten Quellen zu sichten.
2. Vertrauliche Daten
Um den richtigen Durchblick in einem Unternehmen zu gewährleisten, wird das PDF-Format oft genutzt, um Daten und Informationen weiterzugeben. Oft lässt es sich nicht vermeiden, dass diese Dokumente auch vertrauliche und geheime Informationen enthalten, die nicht den Empfänger erreichen sollen. Um das Dokument ohne die sensiblen Informationen zu versenden, bietet es sich an, die vertraulichen Informationen innerhalb des PDFs zu schwärzen und somit unkenntlich zu machen. Mit dieser Funktion können Bilder und Textinhalte dauerhaft entfernt werden und sind vor einer unbefugten Sichtung geschützt.
3. Dokumente verschlüsseln
Wird ein PDF geschwärzt, so unterbindet der Ersteller nur die Sichtung von vertraulichen Inhalten. Wird ein PDF verschlüsselt, so wird das PDF vor jeder Sichtung geschützt, die nicht vom Ersteller gewünscht wird. Der Ersteller kann dem PDF ein Kennwort zuordnen, mit welchem der Zugriff auf das Dokument ermöglicht wird. Wichtig ist hierbei, dass der Ersteller ein starkes Passwort nutzt und das Passwort nicht im Unternehmen verteilt wird, sondern ausschließlich bei der befugten Person verbleibt.
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