Geschäftsreise vorbereiten - diese Faktoren sollten Sie beachten!

Wirtschaftsbeziehungen sind vor allem in Krisenzeiten von großer Bedeutung. Deshalb zählen Dienstreisen in vielen Unternehmen zum Alltag. Im Zusammenhang mit dienstlichen Aktivitäten außerhalb der Firma sind jedoch einige Dinge zu beachten.

Gute Organisation erleichtert die Planung von Geschäftsterminen

In vielen Branchen sind persönliche Treffen mit Geschäftspartnern notwendig, um gemeinsame Projekte zu entwickeln, Verträge zu schließen und Geschäftsbeziehungen zu verbessern. Obwohl Geschäftsreisen oft mit einem größeren Aufwand verbunden sind, können dienstliche Termine mit entsprechender Organisation und Reiseplanung gut vorbereitet werden. Vor allem in Fach- und Führungspositionen ist regelmäßig mit Dienstreisen zu rechnen, sodass für die konkrete Planung von Geschäftsterminen einige grundlegende Überlegungen sinnvoll sind. Effizientes Planen kann sich zeitsparend auf die gesamten Vorbereitungen auswirken. Es empfiehlt sich, kurz vor dem Reisetermin nochmals alle Unterlagen auf Vollständigkeit zu kontrollieren. Dabei sind nicht nur geschäftliche Dokumentationen von Bedeutung, sondern auch persönliche Reisedokumente wie der Personalausweis, Führerschein und im Falle einer Übernachtung auch die Buchungsbestätigung für die Unterkunft am Zielort. Darüber hinaus ist das Mitführen von Kontaktdaten und Lageplänen von Vorteil, um die angegebene Adresse leichter zu finden. Oft wird empfohlen, alle mit einer Dienstreise verbundenen Dokumente zu fotografieren oder einzuscannen und diese anschließend als PDF-Datei an die eigene E-Mail-Adresse zu senden, um bei einem eventuellen Verlust von Originaldokumenten darauf zurückzugreifen.
Zu den Top-Zielen für Geschäftsreisen zählen New York, Paris sowie die nordrhein-westfälische Landeshauptstadt Düsseldorf, die als bedeutender Wirtschaftsstandort, Universitätsplatz und Messestadt bekannt ist. Die Rheinmetropole, die Sitz vieler börsennotierter Unternehmen ist, zählt zu den fünf wichtigsten Wirtschaftszentren Deutschlands. Nach Feierabend treffen sich Einheimische, Geschäftsreisende oder Touristen gern in der Düsseldorfer Altstadt, wo sich viele bekannte Kunst- und Kultureinrichtungen sowie eine Vielzahl an Kneipen und Restaurants befinden. Wer geschäftlich unterwegs ist und für offizielle oder andere Anlässe auf eine Begleitung angewiesen ist, sieht sich meist bei einem Escortservice Düsseldorf um. In der Regel verfügt ein Escort Düsseldorf über langjährige Erfahrung, wenn es um Begleitung und andere Dienstleistungen geht. Bei einem auf den Highclass-Sektor spezialisierten Escortservice Düsseldorf ist mit einem stilvollen, extravaganten Service zu rechnen. Wer einen Escort Düsseldorf in Anspruch nimmt, sollte darauf achten, dass für Vermittlungs- und Beratungsdienstleistungen keine Kosten entstehen. Häufig geschäftlich unterwegs zu sein, wird oft als Statussymbol empfunden. Für Geschäftsreisende kann ein Business-Trip aber auch anstrengend und zeitaufwendig sein. Es ist deshalb empfehlenswert, sich sorgfältig auf diese Reise vorzubereiten.

Warum eine sorgfältige Vorbereitung bei Dienstreisen wichtig ist

Meist kann bei der Organisation einer Dienstreise mit Unterstützung durch das Geschäftsreisemanagement im Unternehmen gerechnet werden. Allerdings sollte man darauf vorbereitet sein, eventuelle Probleme, die während einer Geschäftsreise auftreten können, selbst zu lösen. Unvorhergesehene Zwischenfälle können grundsätzlich auf jeder Reise passieren. Der größte Risikofaktor, eine schlechte Organisation, kann durch eine sorgfältige Vorbereitung ausgeglichen werden. Rechtlich betrachtet gilt eine Dienstreise nur dann als solche, wenn diese im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt. Zu den typischen Gründen für Geschäftsreisen gehören Kundentermine außerhalb des eigenen Unternehmens, der Besuch von Messen, Weiterbildungsmaßnahmen oder Tagungen sowie Besprechungen und Verhandlungen, die bei Geschäftspartnern oder Kunden stattfinden. Auswärtsaufenthalte, die sich über einen Zeitraum von mehr als drei Monaten erstrecken, gelten allerdings nicht mehr als Dienstreise. Meist ist im Arbeitsvertrag geregelt, ob Geschäftsreisen zum Aufgabengebiet zählen oder nicht. Abhängig von der beruflichen Position muss grundsätzlich mit dienstlichen Reisen gerechnet werden.